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痛點問題解答

▍問：檔案數字化較傳統檔案管理的優勢有哪些？

提高經濟效益

過去一(yi)(yi)直使用(yong)(yong)粗放(fang)型(xing)模(mo)式即以增加辦(ban)公人員和(he)辦(ban)公費(fei)用(yong)(yong)為(wei)(wei)解決(jue)這一(yi)(yi)難(nan)題(ti)的(de)唯一(yi)(yi)手段，致使管理成本大幅(fu)上漲。而數字(zi)化管理檔案(an)(an)使傳統的(de)以紙(zhi)質(zhi)為(wei)(wei)載體的(de)檔案(an)(an)信息(xi)對象轉為(wei)(wei)機讀檔案(an)(an)，不僅節約了保管費(fei)用(yong)(yong)，節省了占地空間，而且(qie)查(cha)閱起來極為(wei)(wei)方便迅速，從(cong)而避(bi)免了反復印制(zhi)資料(liao)而造成的(de)紙(zhi)張和(he)人員的(de)浪費(fei)。

提高辦公效率

數(shu)字化檔(dang)(dang)(dang)案管(guan)理使資料能(neng)及時(shi)歸檔(dang)(dang)(dang)，并盡(jin)快提(ti)(ti)供(gong)利用。以組(zu)織部門為例，干部的(de)(de)(de)任用、干部的(de)(de)(de)提(ti)(ti)拔(ba)都需要詳細(xi)準確的(de)(de)(de)檔(dang)(dang)(dang)案信(xin)(xin)息(xi)。然而(er)檔(dang)(dang)(dang)案數(shu)字化管(guan)理變可提(ti)(ti)供(gong)詳細(xi)、即時(shi)的(de)(de)(de)數(shu)據(ju)信(xin)(xin)息(xi)，為領導(dao)決策提(ti)(ti)供(gong)服務。與(yu)此(ci)同(tong)時(shi)，數(shu)字化檔(dang)(dang)(dang)案管(guan)理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便(bian)可知(zhi)曉天下大事。由于信(xin)(xin)息(xi)的(de)(de)(de)超時(shi)空流動(dong)，數(shu)字化檔(dang)(dang)(dang)案事實(shi)(shi)上成(cheng)為“無墻界檔(dang)(dang)(dang)案”，檔(dang)(dang)(dang)案庫也從文(wen)件實(shi)(shi)體的(de)(de)(de)保管(guan)基本變成(cheng)了提(ti)(ti)供(gong)利用方便(bian)的(de)(de)(de)信(xin)(xin)息(xi)控制中(zhong)心。

增強檔案原件保護

將紙制(zhi)檔案(an)轉變為數字化電子檔案(an)后，檔案(an)的(de)(de)使用更加安全。尤其對(dui)歷史久(jiu)遠的(de)(de)檔案(an)材料，數字化處理后無(wu)疑(yi)是對(dui)其更好的(de)(de)保護，另外，通過(guo)檔案(an)的(de)(de)數字化處理后，防止了(le)部分(fen)檔案(an)篡(cuan)改(gai)的(de)(de)行為。